Un software Whistleblowing rappresenta sicuramente uno strumento efficace per permettere alle organizzazioni di adeguarsi al recente Decreto Whistleblowig. Ma cos’è un software Whistleblowing? Quelli presenti sul mercato sono tra loro equivalenti? Come scegliere il software Whistleblowing più in linea con le esigenze della propria organizzazione? Ecco la risposta a queste domande.
Cos’è un software Whistleblowing
Un software Whistleblowing è un software progettato per fungere da canale di segnalazione interno come richiesto dalla nuova normativa Whistleblowing (D.Lgs. 24/2023).
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Tale normativa, obbligatoria per tutte le aziende con almeno 50 dipendenti e per aziende già adottanti il Modello Organizzativo 231, ha l’obiettivo di incoraggiare dipendenti, consulenti, azionisti ecc. a segnalare qualsiasi attività non etica, illegale o dannosa che si verifica all’interno dell’organizzazione.
Per permettere tutto ciò, il Decreto richiede obbligatoriamente l’istituzione di un canale di segnalazione interno che rispetti una serie di requisiti volti a tutelare la riservatezza del segnalante. Un software Whistleblowing, progettato nel rispetto di tutti i requisiti, risulta lo strumento più efficiente ed efficace per la corretta applicazione della normativa.
I software Whistleblowing non sono tutti uguali
Come succede per molti altri tipi software, solo perché un software viene presentato sul mercato come “Software Whistleblowing” non vuol dire che sia effettivamente in linea con la normativa. Questo perché alcune software house o sviluppatori potrebbero aver realizzato un proprio software:
- Senza avvalersi dell’aiuto di esperti legali in grado di tradurre in applicazioni concrete le indicazioni del Decreto
- Dimenticando o sottovalutando l’applicazione di altre normative, come il Regolamento Privacy che va adottato anche durante lo sviluppo di software Whistleblowing.
Ricordando che è onere dell’azienda verificare di aver adottato un software in linea con la normativa (“Il venditore ci ha assicurato che è conforme” non è una prova di esame sufficiente), ecco quali aspetti considerare nel momento di scegliere un software Whistleblowing.
7 aspetti da valutare nella selezione del software Whistleblowing
Riservatezza del segnalante
L’obiettivo primario del canale di segnalazione interno istituito a seguito dell’applicazione del decreto è la riservatezza del segnalante. È importante quindi che il software presenti tutta una serie di funzionalità volte alla protezione dell’identità del whistleblower.
Interfaccia user-friendly
Come indicato dal Decreto, il canale di segnalazione deve essere facilmente accessibile a tutti i possibili segnalatori. Un software con un form di segnalazione complesso, difficile da compilare e/o interpretare non rappresenta sicuramente uno strumento di facile utilizzo, specialmente per gli utenti meno esperti di tecnologie.
Possibilità di comunicare con il segnalante
Può succedere che i dati contenuti in una segnalazione non siano sufficienti ai fini dell’apertura di un’istruttoria. Prevedere un sistema attraverso il quale i gestori delle segnalazioni possano chiedere all’utente segnalante informazioni aggiuntive, sempre tutelando la sua riservatezza, risulta pertanto molto importante.
Tracciamento delle attività di gestione
Un altro aspetto da valutare è la capacità del software di tenere traccia di tutte le attività svolte sulla piattaforma dei gestori delle segnalazioni. Ciò permette di evitare che alcune segnalazioni vadano “perse” perché, ad esempio, cancellate per errore o mala fede da uno degli incaricati alla ricezione delle segnalazioni.
Personalizzazione delle impostazioni
A seconda della policy aziendale, l’organizzazione potrebbe aver bisogno di personalizzazioni nel form di invio della segnalazione come pure nelle attività di gestione. Per esempio l’organizzazione potrebbe decidere di consentire o meno l’invio di segnalazioni da parte di utenti anonimi, cioè liberi di indicare le proprie generalità solo in un secondo momento su propria iniziativa o su richiesta dei gestori.
Sicurezza della piattaforma
Il contenuto delle segnalazioni e le identità dei segnalatori sono informazioni che devono rimanere strettamente riservate e protette. Ciò è vero sia in caso di eventuali abusi interni (accessi non consentiti) sia in caso di infiltrazioni dall’esterno, come attacchi hacker e data breach. Pertanto è essenziale che la piattaforma presenti sistemi di sicurezza di altissimo livello, sia per proteggere l’identità del segnalante sia per proteggere l’organizzazione da eventuali scandali legati al contenuto della comunicazione.
Aggiornamenti al passo con le novità normative
Il Decreto Whistleblowing è una normativa recente e, come tale, potrebbe facilmente subire variazioni nel tempo. Disporre di un software che si evolve per rimanere in linea con gli aggiornamenti della normativa risulta quindi molto importante per non ritrovarsi poi con uno strumento inutilizzabile.
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