Abstract
L’Osservatorio del Politecnico di Milano lo definisce una nuova filosofia manageriale fondata sulla restituzione alle persone di flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti da utilizzare a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati. Ma se lo smart working presenta molti lati positivi, è fondamentale che sia ricompreso in un progetto strutturato ed organizzato anche dal punto di vista della cybersecurity.
Parliamo di smart working
Lo smart working non è una semplice iniziativa che favorisce il bilanciamento tra vita lavorativa e vita privata e lascia autonomia organizzativa alle persone: perché sia organizzato al meglio deve innescare un percorso di profondo cambiamento culturale nell’organizzazione e richiede un’evoluzione dei modelli organizzativi aziendali, per cui deve essere parte di un progetto di ampia portata che coinvolga le diverse funzioni aziendali.
Un progetto di smart working è quindi un processo di cambiamento complesso che richiede di agire contemporaneamente su più leve e che deve partire da un’attenta considerazione degli obiettivi, delle priorità e delle peculiarità tecnologiche, culturali e manageriali dell’organizzazione.
Uno dei motivi principali per cui le aziende in un contesto “normale” difficilmente concedono il lavoro a distanza è che il management teme che le persone a casa, senza una forma di controllo più o meno serrato, non siano produttive quanto lo sono in ufficio. Da una prospettiva gestionale, questo genera due ordini di problemi: da un lato, la mancanza di fiducia che percepisce il dipendente, dall’altro, denota una visione legata più al canonico rispetto dell’orario lavorativo che ai risultati conseguiti. Queste paure sono in gran parte legate alla cultura aziendale.
In secondo luogo, l’introduzione di questa nuova modalità di lavoro richiede una più o meno importante trasformazione nella propria infrastruttura IT, negli strumenti, nei propri processi di lavoro e nella preparazione del personale con annessi problemi di budget ed investimenti.
Le tecnologie moderne stanno permettendo alle aziende e i lavoratori di cogliere nuove possibilità, per soddisfare sia le esigenze di flessibilità e autonomia delle persone che le necessità economiche dell’azienda.
Introdurre nella propria realtà una modalità di lavoro agile rappresenta, quindi, un’occasione per evolvere purchè si possa svolgere attraverso sistemi che garantiscano la sicurezza.
La dotazione di base
Nella gran maggioranza dei casi bastano un computer portatile e una connessione internet per essere operativi, ma non dobbiamo dimenticare che si maneggiano a distanza dati sensibili, proprietà intellettuali, documenti riservati.
Per poter lavorare a distanza in modo efficace sono necessari alcuni strumenti di base:
- uno strumento di comunicazione sincrona, per permettere alle persone di confrontarsi e porre domande veloci o chiedere un chiarimento.
- uno strumento di comunicazione asincrona, che consenta di scrivere contenuti più strutturati, generalmente pubblicati in ordine cronologico.
- uno strumento che consenta l’archiviazione di documenti, immagini, file, ecc
- un tool per le videoconferenze
- una lista delle policy di sicurezza aggiornate rispetto ai rischi che pone il lavoro da remoto
Questioni di sicurezza
Lavorare in un ambiente diverso da quello aziendale pone alcune questioni di sicurezza rispetto alle performance degli strumenti utilizzati e ad alla attenzione delle persone nei loro comportamenti quotidiani. Vi sono pertanto alcune questioni fondamentali da porsi e che richiedono soluzioni, al fine di rendere l’esperienza positiva e proficua per entrambe le parti in gioco.
- Formare il personale
Le persone sono a contatto con le informazioni e le condividono tra loro, in modo più o meno consapevole. Personale non adeguatamente consapevole dei rischi della data disclosure o dei corretti comportamenti da mantenere durante le attività remote potrebbe ingenerare problemi di sicurezza
- Gestire i device
L’ottimale sarebbe che il dipendente possa utilizzare dispositivi forniti dall’azienda, già predisposti allo smart working e forniti dei necessari dispositivi di sicurezza. In caso questo non fosse possibile, l’anello debole sono proprio i device. Molti dei computer personali dei dipendenti potrebbero non essere aggiornati all’ultima versione dei sistemi operativi o usare la protezione di base. L’azienda potrebbe pertanto fornire un prodotto di sicurezza adeguato e assicurarsi che il sistema operativo sia aggiornato. Un ulteriore tassello di tutela è quello di chiedere la cifratura del disco fisso ove contenga dati aziendali, dato che in ambiente domestico il device potrebbe essere più soggetto a furti che se fosse custodito all’interno dell’azienda
- Scegliere con attenzione gli strumenti da utilizzare
Nel contesto emergenziale sono nati o hanno raggiunto la popolarità molti strumenti per favorire il lavoro agile, che si sono rivelati non all’altezza o con falle di sistema. Una scelta ponderata e condivisa permette di tutelare correttamente l’azienda ed il lavoratore.
- Gestire gli accessi.
La cosa migliore sarebbe predisporre accessi dedicati per chi non usa abitualmente la rete da remoto: in questo modo si potrebbero identificare con più facilità eventuali compromissioni e intrusioni informatiche.
- Mettere in sicurezza i collegamenti
Le aziende devono prevedere un modo sicuro per far accedere i dipendenti dall’esterno ai sistemi aziendali su cui sono contenute le informazioni. Configurare una VPN interna all’azienda renderebbe i dati che transitano siano intercettabili anche se il computer remoto viene usato su reti Wi-Fi poco sicure. L’azienda dovrebbe richiedere che anche il router di casa sia essere aggiornato, con il supporto degli specialisti IT dell’azienda.
Awareness per il personale
Di seguito è disponibile un’infografica con indicazioni di base per gestire in modo corretto e sicuro lo smart working che può essere utilizzata come veicolo di formazione per al personale.
