WhastApp viene sempre più utilizzato per comunicazioni di lavoro, specialmente tra colleghi. Tuttavia, per quanto comodo, sarebbe meglio non usarlo in contesti lavorativi. Ecco 5 motivi per non utilizzare WhatsApp per le comunicazioni di lavoro.
1. Whatsapp non assicura il giusto livello di riservatezza
WhatsApp fa parte di una catena di società di proprietà di Meta, insieme a Facebook, Instagram, Messenger, Oculus e altre. Catena di società con la quale vengono condivisi molti dei dati dell’app di messaggistica.
Condivisione che, per quanto dichiarata, non rassicura certamente sul livello di riservatezza dei dati.
In più, essendo Facebook, Instagram, Messenger e WhatsApp stessa delle app molto diffuse e accessibili, queste realtà sono costantemente soggette ad attacchi hacker. Certo, il più delle volte respinti, ma talvolta andati a segno, come dimostrato dal recente data leak registrato a novembre 2023 che ha portato alla pubblicazione nel dark web dei dati di oltre 500 milioni di utenti. Cosa succederebbe se tra questi dati pubblicati vi fossero anche informazioni critiche o sensibili per la propria organizzazione?
2. Assenza di funzionalità di gestione degli utenti
Le comunicazioni di lavoro, specialmente se svolto da remoto, impone una strumentazione semplice e veloce. Tuttavia, un’organizzazione deve esercitare una qualche forma di controllo sul modo in cui i suoi dipendenti comunicano tra loro per prevenire violazioni dei dati, gestire i dipendenti, mantenere un ambiente professionale e incoraggiare la produttività. Può essere difficile gestire le persone se non si hanno gli strumenti di comunicazione giusti.
Ad esempio, è necessario aggiungere manualmente ciascun numero di telefono all’elenco dei contatti mentre si utilizza WhatsApp per le comunicazioni interne, il che è dispendioso in termini di tempo e poco pratico per le organizzazioni con centinaia di dipendenti.
3. Mancanza di integrazioni con altri strumenti di lavoro
WhatsApp è uno strumento di comunicazione semplice progettato per connettere amici e familiari. Non è progettato pertanto per consentire alle organizzazioni di abilitare integrazioni importanti come i sistemi di gestione delle risorse umane, i sistemi di collaborazione per la gestione di progetti e gli strumenti di integrazione dei dati. Ciò può portare a una mancanza di controllo e a una cattiva gestione delle risorse umane.
L’uso di WhatsApp per la comunicazione dei dipendenti rende difficile avere un flusso di lavoro ottimizzato e una comunicazione sconnessa può danneggiare la produttività complessiva.
4. Rischio di sovrapporre vita lavorativa e comunicazione privata
La maggior parte dei dipendenti utilizza WhatsApp per le proprie conversazioni private e, in generale, le persone utilizzano un unico numero di telefono per scopi lavorativi e personali. Ciò può causare problemi, come un dipendente che condivide erroneamente i dettagli del cliente sui gruppi WhatsApp dei suoi amici.
Inoltre, è difficile per i dipendenti stabilire confini chiari tra la vita professionale e quella personale, soprattutto nel lavoro a distanza. Costringerli a utilizzare le loro app di comunicazione personale, come WhatsApp, per la comunicazione aziendale può rendere tutto più difficile, causare stress e incidere sulle loro prestazioni.
5. Violazione delle politiche di comunicazione interna
Tra questo tipo di problematiche vi sono:
- Mancanze di funzionalità di sicurezza di base come l’autenticazione a due fattori
- L’impossibilità di impedire ai dipendenti di utilizzare WhatsApp per motivi personali durante l’orario d’ufficio se quest’app è proprio il principale canale di comunicazione dell’organizzazione
- Il rischio di diffusione di dati sensibili aziendali in caso di smarrimento o furto del telefono
- Difficoltà nel recuperare informazioni e documenti presenti in chat nel caso di dimissioni da parte del dipendente, fatto che potrebbe ostacolare un corretto passaggio di consegne e una completa archiviazione di dati e file.
Conclusioni
WhatsApp non è uno strumento idoneo per le comunicazioni di lavoro.
A supporto di ciò arriva la recente decisione da parte della Francia di vietare l’utilizzo di questa app di messaggistica (insieme anche ad altre due app di messaggistica, tra cui Telegram) a ministri e dipendenti della pubblica amministrazione [aggiornamento a dicembre 2023].
I tuoi dipendenti utilizzano il proprio account WhatsApp personale e altri strumenti non approvati dalla tua organizzazione per comunicare informazioni di lavoro? Oltre a vietare questo strumento la mossa migliore è formarli sui rischi connessi al loro utilizzo!
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