Gestire il GDPR è un lavoro complesso ma che può essere semplificato con il giusto strumento: ecco 5 segnali da non trascurare che indicano che hai bisogno di un software GDPR.
1 – Ogni volta che senti la parola GDPR ti senti male
Non ci sono dubbi: l’applicazione del GDPR è complessa.
La normativa non è di così immediata applicazione. Sono stati introdotti termini e principi che la rendono completamente diversa dalla normativa privacy precedente. Richiede una quantità di documenti e informazioni non indifferente. Lascia un importante livello di autonomia alle aziende (principio di accountability o di responsabilizzazione) che si traduce in un maggiore rischio di commettere errori.
Ogni errore di interpretazione/applicazione può portare a sanzioni fino a 20 milioni di euro o al 4% del fatturato.
Se anche tu quando senti la parola “regolamento privacy” ti senti male, vuol dire che hai bisogno di un software GDPR.
Un buon software GDPR consente infatti di semplificare la gestione della normativa privacy, rendendo l’adeguamento e il mantenimento al GDPR più facile, sereno ed efficace.
Questo perché:
- Presenta i moduli necessari per raccogliere le informazioni e la documentazione richiesta dalla normativa, aggiornarla e gestirla internamente in modo continuo, completo e in linea con il GDPR
- Permette di avere sempre sotto controllo lo stato di adeguamento al GDPR
2 – Trovare un’informazione o un documento relativo alla privacy è come una puntata di “Chi l’ha visto?”
L’adeguamento e il mantenimento alla normativa richiede un’enorme quantità di informazioni e documenti che devono essere gestiti, continuamente aggiornati e facilmente rintracciabili, specialmente in caso di ispezione dell’Autorità.
Un buon software GDPR ti permette di gestire in modo ordinato e centralizzato tutte le informazioni e la documentazione necessaria, salvate non in cartelle caotiche ma presenti proprio dove servono. Es. Nella sezione in cui sono presenti le informazioni relative a uno specifico trattamento si può ottenere allegare l’informativa privacy e gli altri documenti rilevanti relativi a quel trattamento.
3 – I registri dei trattamenti sono su un file Excel
Excel (o più generalmente, qualsiasi software con fogli di calcolo) è stato il punto di partenza per molte aziende che si approcciavano alla gestione del GDPR. Tuttavia non rappresenta uno strumento operativo ottimale per gestirlo in modo corretto, efficiente e intuitivo.
Questo perché il GDPR ha introdotto una serie di adempimenti, procedure e attività con caratteristiche tali da far risultare una gestione tramite Excel altamente complessa, dispersiva e poco efficace.
I problemi riscontrati durante la gestione del GDPR tramite fogli Excel sono legati a:
- Condivisione dei dati
- Sicurezza
- Usabilità del programma
- Correttezza e completezza delle informazioni inserite
- Interrelazione dei dati
- Gestione dei consensi
- Rispetto dei principi alla base del GDPR
- …
Tali limiti del GDPR aumentano la probabilità di commettere errori e incorrere in sanzioni. Per questo motivo, se ancora usi i fogli Excel per gestire il Registro dei Trattamenti, hai bisogno di un software GDPR: essendo strumenti sviluppati ad hoc per la gestione del GDPR, contrastano efficacemente le problematiche sopra indicate.
4 – Ottenere le informazioni che ti servono da parte di altre figure aziendali è un’Odissea
Il corretto adeguamento al GDPR richiede il coinvolgimento di diverse figure aziendali, ad esempio dei responsabili dei diversi reparti/funzioni, dai quali devi ottenere informazioni rilevanti circa i dati personali trattati, da chi e come sono trattati, come sono protetti i dati ecc.
Tuttavia questa attività può risultare molto lunga e tediosa, specialmente quando svolta tramite infiniti scambi di e-mail o interminabili riunioni.
Un buon software GDPR agevola tale attività consentendo a ciascun responsabile di reparto di inserire i dati necessari in piena autonomia seguendo le istruzioni presenti nel software.
5 – In caso di ispezione dell’Autorità andresti nel panico
L’attività di controllo da parte delle Autorità competenti non è un’attività piacevole, ma un buon software GDPR può semplificare e rendere più veloce questa attività.
Questo perché non dovrai più preoccuparti di questioni come Cosa devo fare? Cosa devo mostrare? Dove trovo i documenti che mi possono chiedere? ecc.
Infatti potrai semplicemente creare per gli ispettori delle credenziali di accesso al software che potranno navigare e controllare in autonomia.
La tua situazione risponde a uno o più di questi segnali? Allora hai proprio bisogno di un buon software GDPR che ti semplifichi il lavoro!
Il nostro consiglio: il software ATENA Governance
Noi ti consigliamo ATENA Governance, un software 100% italiano progettato per rispondere alle peculiari esigenze delle organizzazioni italiane e usato dai nostri consulenti per svolgere le attività di adeguamento e mantenimento al GDPR…
Contattaci per avere maggiori informazioni su questo software GDPR!
