Software GDPR: 13 vantaggi nell’utilizzarlo

Software GDPR vantaggi

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Negli ultimi anni e soprattutto con l’avvento del Regolamento Europeo sulla Protezione dei Dati Personali (GDPR) si sente sempre più spesso parlare dei cosiddetti “software GDPR” e dei loro vantaggi. Ma cosa sono esattamente questi software? Quali benefici offrono alle aziende che ne adottano uno?

Che cos’è un software GDPR?

Con l’espressione “software GDPR” o “software privacy” si intende un software per la gestione dell’adeguamento dell’organizzazione al GDPR e del suo mantenimento.

Con l’entrata in vigore del Regolamento Europeo per la Protezione dei Dati personali (appunto, il GDPR) le organizzazioni si sono trovate a dover modificare completamente il loro modo di gestire la privacy in azienda. Questo perché, oltre a nuovi obblighi e documenti, le aziende hanno dovuto affrontare anche un sostanziale cambio di approccio, con nuovi principi e regole (puoi approfondire la tematica in questo articolo).

I software GDPR sono quindi nati per rispondere alle nuove esigenze delle aziende che, impossibilitate a rispettare la nuova regolamentazione con i sistemi di gestione tradizionali (es. documenti cartacei, fogli Excel o documenti Word) avevano bisogno di nuovi strumenti.

Quali sono i vantaggi di un software GDPR?

Essendo strumenti sviluppati appositamente per l’adeguamento al Regolamento Europeo per la Protezione dei Dati Personali, sono molti i vantaggi nell’adozione di un software GDPR. Ecco i principali.

1. Vantaggi di un software GDPR: consente di gestire internamente l’adeguamento al GDPR in modo completo, continuo e in linea con la normativa

Strutturato in base agli obblighi indicati dal Regolamento Privacy, il software per l’adeguamento al GDPR presenta tutti i moduli necessari per raccogliere i dati richiesti, realizzare la documentazione richiesta dalla normativa, aggiornarla e gestirla internamente in modo continuo, completo e compliance.

2. Semplifica la compilazione e l’aggiornamento dei documenti, delle informazioni e dei registri richiesti dal GDPR

Dì addio ai complessi fogli Excel: per effettuare le compilazioni basta seguire le indicazioni della pagina, inserire i dati richiesti per ciascun campo e selezionare le voci che corrispondono alla propria situazione. Ottimo per effettuare la compilazione in modo semplice e veloce o per delegarla in sicurezza ai tuoi collaboratori.

3. Vantaggi di un software GDPR: rende il sistema di gestione privacy sempre consultabile e aggiornato in ogni momento

Dimentica i numerosi faldoni disseminati nei vari uffici o i file introvabili nelle diverse cartelle: con un software GDPR i dati e i documenti sono tutti raggruppati all’interno di un’unica piattaforma ben strutturata e organizzata, sempre accessibile e con le informazioni aggiornate in base alle ultime modifiche effettuate dagli utenti.

4. Permette di rendere più facili e veloci le attività di verifica, sia interne che da parte delle autorità di controllo

Per una gestione ottimale dell’adeguamento al GDPR, l’azienda deve prevedere numerose attività di audit e verifiche periodiche, tra cui quelle svolte dal Responsabile Protezioni Dati (RPD). Un software GDPR rende queste attività di audit e verifica più facili e veloci, anche in caso di controlli da parte del Garante.

5. Rende più agevole il coinvolgimento e lo scambio di informazioni tra le diverse figure richieste per l’adeguamento

Dimentica i caotici scambi di e-mail e le lunghe riunioni con le figure interessate all’adeguamento. Ogni persona coinvolta, come un capo reparto o una figura esterna, può accedere con le sue credenziali all’area di sua competenza inserendo i dati necessari in piena autonomia seguendo le istruzioni presenti nella schermata.

6. Vantaggi di un software GDPR: permette di avere sempre la situazione dell’adeguamento sotto controllo

Grazie alla pagina di riepilogo, presentata a seconda della soluzione come testo o come bacheca visuale, hai sempre sotto controllo lo stato di adeguamento al GDPR. Inoltre, la pagina consente di dimostrare comodamente l’avanzamento dei lavori ai responsabili nonché ai membri della direzione. Tutto in un ambiente sicuro e controllato.

7. Semplifica il processo di invio informative e raccolta dei consensi dei dipendenti

Ogni azienda che si avvale del lavoro di dipendenti e/o collaboratori si trova obbligatoriamente a trattare i loro dati. Un software per l’adeguamento al GDPR ti permette di gestire con più facilità il processo di invio delle informative e di raccolta dei consensi dei lavoratori, rendendo l’attività più veloce e automatizzata

8. Vantaggi di un software GDPR: dispone documenti privacy già pronti e personalizzabili

In base ai dati inseriti nelle diverse sezioni, il software permette di stampare o esportare documenti privacy preformattati quali, ad esempio, lettere di nomina e il registro dei trattamenti, sempre aggiornati in base alle ultime informazioni inserite. I documenti possono essere personalizzati in base alle esigenze dell’organizzazione.

9. Consente il rispetto dei nuovi principi introdotti dal GDPR di privacy by default e privacy by design in ogni trattamento

Un software per l’adeguamento al GDPR prevede sezioni volte a controllare l’applicazione di questi principi secondo i quali i trattamenti devono essere progettati fin da subito nel rispetto delle regole fissate dal legislatore, prevedendo già in fase di ideazione che siano adoperati gli strumenti e le impostazioni corrette per la tutela dei dati personali.

10. Permette di dimostrare in pochi secondi il rispetto del principio di accountability introdotto dal GDPR

Secondo il principio di accountability, dati e documenti inerenti alla gestione della privacy devono essere disponibili e facili da consultare in caso di controllo delle autorità, anche con la possibilità di accedere allo storico delle modifiche. Un software per l’adeguamento al GDPR, grazie al sistema di accesso multiutente con registrazione degli accessi, ti permette di rispettare appieno questo principio.

11. Consente di dimostrare il proprio impegno verso il rispetto della normativa GDPR

La presenza, all’interno dell’organizzazione, di un software dedicato alla gestione dell’adeguamento dell’intero sistema privacy al GDPR non solo è segno di una realtà proattiva che si impegna attivamente nel rispetto degli obblighi previsti in materia di protezione dei dati personali, ma è anche uno strumento che facilita il rispetto della normativa.

12. Permette di avere uno strumento per l’adeguamento al GDPR che si evolve con la normativa

La gestione della privacy è un’attività in continuo aggiornamento, come la normativa che la regola. Un software per l’adeguamento al GDPR permette tenere conto di questa mutevolezza, prevedendo aggiornamenti volti a rendere lo strumento al passo con la normativa.

13. Permette alla tua azienda di risparmiare tempo e fatica concentrando le proprie risorse sul core business

Gestire internamente il processo di adeguamento al GDPR senza la metodologia corretta e senza gli strumenti giusti è difficile: occupa molto tempo, richiede competenze specifiche e non assicura un livello di compliance adeguato. Un software progettato appositamente per il GDPR permette di contrastare queste problematiche permettendo alla tua azienda di avere sia la metodologia che gli strumenti necessari per gestire l’adeguamento in modo più semplice, veloce ed efficace.

Stai valutando l’adozione di un software GDPR per la tua azienda?

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