Dal 15 luglio gli adempimenti previsti dal Decreto Whistleblowing sono diventati obbligatori per tutte le organizzazioni con più di 250 dipendenti. Ma tra il panico di adeguarsi alla normativa in tempi stretti e la relativa varietà sulle sue modalità di applicazione, sono molte le organizzazioni che stanno riscontrando problemi nel processo di adeguamento alla norma.
Per questo il servizio di esternalizzazione dell’analisi e qualifica delle segnalazioni si sta dimostrando particolarmente utile e apprezzato. Ecco in cosa consiste.
Cos’è il Decreto Whistleblowing
Il Decreto Whistleblowing è la nuova normativa che rende obbligatoria per le aziende l’implementazione di una serie di attività volte ad agevolare, da parte delle persone coinvolte a vario titolo in un’azienda, la segnalazione di condotte illecite, situazioni di pericolo o di rischio riscontrate in seno all’organizzazione. Tale attività di segnalazione viene indicata in inglese con il termine “Whistleblowing”, mentre “Whistleblower” è colui che effettua la segnalazione, il segnalante.
Il nome ufficiale del decreto è Decreto Legislativo 24/2023, pubblicato in recepimento della Direttiva Europea 2019/1937 sulla “Protezione delle Persone che Segnalano Violazioni del Diritto dell’Unione”.
A chi si applica il Decreto Whistleblowing e da quando è obbligatorio
Gli adempimenti previsti dal Decreto sono obbligatori dal 15 luglio 2023 per tutte le aziende con più di 250 dipendenti e dal 17 dicembre per tutte le aziende con più di 50 dipendenti. Oltre a queste realtà, sono soggette al Decreto Whistleblowing indipendentemente dal numero di dipendenti anche le aziende con Mod. Org. 231, le amministrazioni pubbliche e le altre organizzazioni indicate nel testo del Decreto, consultabile a questo link.
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Quali obblighi sono previsti dal Decreto Whistleblowing
Il Decreto Whistleblowing prevede l’implementazione di un cosiddetto “Sistema di Whistleblowing”, composto da:
- La formazione dei dipendenti al fine di permettergli di sapere esattamente quali sono i processi, le modalità e i canali per segnalare le violazioni all’interno dell’azienda o presso le autorità competenti
- La redazione di nuove procedure e processi per la raccolta e gestione delle segnalazioni
- L’adozione di un canale interno per gestire le segnalazioni di illeciti. Tale canale deve essere in grado di assicurare riservatezza al whistleblower, come un Software Whistleblowing.
Raccolta e gestione delle segnalazioni Whistleblowing
Il focus del Decreto Whistleblowing è l’obbligo di disporre di un canale interno per gestire le segnalazioni degli illeciti. Si sottolinea che il termine usato è “gestire” e non un semplice “ricevere”. Questo perché le aziende soggette a tale Decreto devono dare seguito alla segnalazione nei seguenti modi:
- Confermando al whistleblower la corretta ricezione della stessa entro 7 giorni
- Qualificando la segnalazione come inerente al Decreto o meno (vi sono infatti casi che non rientrano nel decreto, come i conflitti interpersonali che riguardano solo il segnalante e un altro lavoratore
- Fornendo riscontro al segnalatore entro 3 mesi
- Mantenendo, nel rispetto del diritto di riservatezza, relazioni con il segnalante per richiedere eventuali integrazioni
Problemi nella ricezione e qualifica delle segnalazioni da parte del personale interno
Nel Decreto è specificato che la gestione delle segnalazioni deve essere affidata a una persona, a un ufficio interno oppure a un soggetto esterno. Tuttavia la scelta di affidare tale compito delicato a una persona o ufficio interno presenta importanti pericoli che rischiano di rendere inefficace e incorretta l’applicazione del Decreto.
- Prima di tutto, si tratta di soggetti che molto probabilmente coprono altri ruoli e svolgono ben altre mansioni, fatto che si traduce in minor tempo, minor competenza e minor attenzione dedicate allo svolgimento delle attività di ricezione e qualifica delle segnalazioni
- Secondo, tali soggetti potrebbero non tenere traccia di tutte le segnalazioni per errore, malafede o disattenzione
- Terzo, si potrebbero riscontrare situazioni con un alto conflitto di interesse, come nel caso in cui i soggetti a cui è affidata la gestione delle segnalazioni fossero le stesse persone segnalate o persone a stretto contatto con le persone segnalate.
Esternalizzazione dell’attività di qualifica delle segnalazioni
Proprio per risolvere le difficoltà sopra esposte, è valida la possibilità di esternalizzare l’attività di qualifica delle segnalazioni.
Questo vuol dire che, invece di affidare a una singola persona/ufficio interno la ricezione e qualifica delle segnalazioni, è possibile delegare questa attività a un soggetto terzo che:
- Riceverà e leggerà per primo le segnalazioni ricevute
- Traccerà tutte le segnalazioni ricevute
- Le analizzerà al fine di capire se si tratta di segnalazioni manifestamente infondate o con finalità prettamente denigratorie
- Valuterà se rientrano nell’ambito di applicazione del Decreto
- Riporterà per ogni segnalazione ricevuta un commento circa il suo contenuto e validità
- Inoltrerà le segnalazioni qualificate all’ufficio/referente indicato dall’azienda facendo ben attenzione a non coinvolgere nel processo di gestione le figure oggetto della segnalazione, evitando in questo modo il rischio di conflitti d’interessi.
Vantaggi dell’esternalizzazione dell’attività di qualifica delle segnalazioni
Scegliere di esternalizzare l’attività di qualifica delle segnalazioni significa perseguire correttamente ed efficacemente le disposizioni e gli obiettivi del Decreto. Questo perché il soggetto terzo è:
- super partes, e quindi imparziale
- specificatamente formato sull’applicazione del Decreto Whistleblowing
- qualificato per trattare le informazioni ricevute nel rispetto del GDPR (Regolamento Europeo per la Protezione dei Dati Personali).
In particolare modo, la scelta di affidare la prima lettura ed analisi delle segnalazioni a un soggetto terzo permette di:
- Avere la certezza che tutte le segnalazioni pervenute vengano tracciate e analizzate da un soggetto terzo e imparziale;
- Delegare il compito a persone pienamente qualificate sia in termini di competenze sul Decreto Whistleblowing che in termini di compliance al Regolamento Privacy (GDPR)
- Alleggerire il carico di lavoro interno, coinvolgendo solo gli uffici competenti all’interno dell’organizzazione, selezionati in base all’oggetto della segnalazione
- Evitare il rischio di possibili conflitti d’interesse (es. se il ricevente è anche il soggetto segnalato o a stretto contatto con quest’ultimo)
- Eliminare il rischio che alcune segnalazioni possano essere cancellate prima di arrivare a chi di competenza
- Semplificare la posizione, all’interno dell’organizzazione, di coloro a cui viene delegata l’attività di gestione delle segnalazioni, attività che molto spesso ed erroneamente può essere fraintesa come delatoria. Con l’esternalizzazione tali persone vengono sgravate dall’essere i primi soggetti a ricevere la segnalazione e gestiranno solo quelle già precedentemente qualificate dal soggetto terzo.
Il servizio Axsym di esternalizzazione della qualifica delle segnalazioni Whistleblowing
Sei alla ricerca di un soggetto terzo a cui esternalizzare l’attività di qualifica delle segnalazioni in entrata? Con il servizio Check Segnalazioni Whistleblowing potrai delegare questa attività ai nostri consulenti esperti!
Attività che comprende:
- Riunione di onboarding per individueremo lo stato di compliance alla normativa e il sistema di whistleblowing implementato
- Analisi del contesto volta a comprendere e analizzare quali segnalazioni potrebbero giungere in relazione all’attività dell’organizzazione
- Tracciatura e analisi delle segnalazioni
- Inoltro alla figura/ufficio di competenza
Per richiedere informazioni sul servizio Check Segnalazioni Whistleblowing, contattaci!